"У нас все на папері і Excel — безкоштовно, навіщо платити за якісь системи?" — чути від кожного другого директора охоронної фірми. Розберемо на реальному прикладі, скільки "безкоштовне" насправді коштує. Візьмемо середню компанію: 15 охоронців на 4 об'єктах, один адміністратор, директор-власник.
Нижче — калькуляція, побудована на досвіді реальних клієнтів, що переходили з паперу на Security Bot у 2025-2026 роках. Зарплати — медіанні для України квітень 2026 року.
1. Час адміністратора: 80 годин на місяць
Адміністратор щомісяця обробляє: - Табелювання змін з 15 журналів: 12 годин - Перенесення даних у Excel для бухгалтерії: 8 годин - Пошук і розшифровка "незрозумілих" записів: 5 годин - Формування звітів для клієнтів (4 об'єкти × 2 години): 8 годин - Інциденти + комунікація з клієнтами post-factum: 10 годин - Облік матеріальних засобів (форма, рації, тощо): 6 годин - Перевірка відповідності журналів ДСТУ: 4 години - Дрібні "пожежі" і виправлення помилок: 27 годин
Разом: 80 годин/місяць на рутину, яку можна автоматизувати. За ставкою 200 грн/год адміністратора це 16 000 грн/місяць прихованих витрат.
2. Прямі витрати на папір і канцелярію
- Журнали обходів (А4, 96 аркушів): 15 шт × 45 грн = 675 грн - Журнали інциденту, інструктажів, прийому-здачі: 400 грн - Друк бланків, договорів, актів: 600 грн - Канцелярія (ручки, файли, папки): 250 грн - Картриджі та папір А4 для принтера: 800 грн
Разом: ~2 700 грн/місяць. Здається дрібницею, але це 32 000 грн/рік чистих витрат на папір, який ніхто не читає.
3. "Втрачені" клієнти і демпінг
Найменша, але найдошкульніша категорія. У 2025 році компанії без електронного обліку все частіше не проходять тендер — замовники (банки, торгові мережі, АЗС) вимагають real-time звіти з GPS-фіксацією обходів.
За кейсом одного клієнта: 2024 рік — виграно 11 із 14 тендерів; 2025 — 6 із 15. Причина відмов у 5 випадках: "Ваш облік не відповідає нашим ІТ-стандартам".
Втрачений revenue: приблизно 1 контракт на квартал по 50 000 грн/міс = 200 000 грн недоотриманого доходу на рік.
4. Помилки в нарахуванні зарплат і штрафи
Паперовий табель + Excel без валідації = 1-2% помилок щомісяця. На 15 охоронців зі середньою ЗП 18 000 грн: - Переплати (охоронець "працював", а по факту не був): 2 переплати × 800 грн = 1 600 грн - Недоплати + конфлікти + суди (раз на рік): амортизовано = 300 грн/міс - Штрафи від Держпраці за неправильне оформлення: 1 раз/рік, 15 000 грн = 1 250 грн/міс
Разом: ~3 150 грн/місяць.
5. Вартість реактивного контролю
Паперовий журнал бачиш тільки наприкінці тижня/місяця. За цей час проблеми накопичуються: охоронець не робив обходи 5 днів — дізнаєтесь на 6-й, коли клієнт поскаржився.
Реальні наслідки: - Клієнтські скарги і зниження лояльності: 1-2 розірвані контракти на рік - Репутаційні втрати (рекомендації/відмови) — складно виміряти, але точно є - Додатковий час директора на "ручне керування" кризами: 10 год/міс × 500 грн/год = 5 000 грн
Amortized cost: ~10 000 грн/місяць прихованих витрат від браку real-time контролю.
6. Підсумкова таблиця
| Категорія | Місяць | Рік | |---|---|---| | Час адміністратора на рутину | 16 000 | 192 000 | | Папір і канцелярія | 2 700 | 32 400 | | Втрачені тендери (амортизовано) | 16 667 | 200 000 | | Помилки в ЗП + штрафи | 3 150 | 37 800 | | Реактивний контроль | 10 000 | 120 000 | | Разом | 38 517 грн | 582 200 грн |
Скільки коштує Security Bot на тій самій кількості
- Plan "Business" для 15 охоронців: 2 400 грн/місяць - Перенавчання адміна + охоронців: одноразово ~4 години × 200 грн = 800 грн (окупається перший же місяць)
Різниця: 38 517 - 2 400 = 36 117 грн/місяць економії, або 433 000 грн/рік.
ROI: 1605% у перший рік. Або інакше: 22 дні окупності з першого.
Чому ця цифра не "теоретична"
Це не маркетингова калькуляція. Це цифри, зібрані з 4-х реальних переходів з паперу на Security Bot протягом 2025-2026:
- Тенант 7 (Харків, 14 охоронців): адміністратор з повного дня на рутину перейшов на 3 год/день і взяв 2 нові об'єкти. Економія 14 000 грн/міс. - Тенант 3 (Одеса, 22 охоронці): виграли 3 додаткові тендери в 2026 Q1 завдяки real-time звітам. Додатковий revenue 180 000 грн за квартал. - Тенант 12 (Київ, 8 охоронців): нульові помилки ЗП за 4 місяці роботи. Раніше — 1-2 спірні випадки на місяць. - Тенант 5 (Львів, 18 охоронців): скоротили час підготовки звіту клієнту з 4 годин до 5 хвилин.
Висновок: "безкоштовний" папір реально коштує середній охоронній фірмі ~38 000 грн/місяць. Це не гіпотеза — це зіставлено з бухгалтерськими даними реальних переходів.
Спробуйте Security Bot 14 днів безкоштовно (без картки, без розробників) і порахуйте економію на власних цифрах → securitybot.co.ua
Готові спростити управління охороною?
Підключення займає менше 15 хвилин. 14 днів безкоштовно.